Inventario de una vivienda amueblada: cómo documentar su estado antes del alquiler

Un inventario útil identifica qué se entrega, dónde está y en qué estado se encuentra al comenzar el alquiler. Una lista que solo diga «sofá, mesa y lavadora» prueba poco sobre desperfectos anteriores, funcionamiento o cantidad de accesorios. Lo adecuado es combinar una relación escrita con fotografías identificadas y un registro de entrega aceptado por las partes.

El inventario sirve tanto al arrendador como al inquilino. Permite reconocer defectos existentes y comparar el estado de entrada con el de salida. También puede aportar pruebas a una reclamación, aunque no convierte todos los daños en responsabilidad del ocupante ni garantiza que una póliza los cubra.

Por qué importa describir el estado inicial

El Código Civil regula la devolución de la cosa arrendada y contempla el deterioro por el tiempo o por causa inevitable. Su artículo 1562 establece una presunción de buen estado inicial cuando falta una descripción, salvo prueba en contrario.

Eso hace especialmente valioso documentar una encimera ya rayada, una persiana que se atasca o un electrodoméstico que muestra un error. El objetivo no es llenar páginas con fórmulas jurídicas, sino crear una referencia que ambas partes puedan comprobar.

Evita expresiones absolutas como «todo nuevo» si hay muebles usados o reparaciones visibles. Una descripción precisa reduce discusiones y permite localizar qué cambió realmente durante la estancia.

Organiza el inventario por estancias y elementos

Asigna una referencia a cada elemento importante. Por ejemplo, SAL-01 para el sofá del salón y COC-02 para el frigorífico. Esa referencia debe aparecer también en las fotografías y, si existe, en la factura o documento de compra.

Campo	Contenido útil
Ubicación y referencia	Estancia y código que permitan localizar el elemento.
Descripción	Tipo, tamaño aproximado, material y rasgos que lo distinguen.
Cantidad	Número de unidades o piezas entregadas.
Estado visible	Marcas, roturas, desgaste o reparaciones existentes.
Funcionamiento	Qué comprobación se ha realizado y su resultado.
Accesorios	Mandos, cables, bandejas, llaves u otras piezas.
Prueba vinculada	Referencia de fotografía, vídeo o documento.

No es necesario describir cada objeto con la misma profundidad. Una mesa, un electrodoméstico o un colchón requieren más detalle que un juego de vasos corriente. Sí conviene contar las unidades cuando una diferencia posterior pueda resultar relevante.

Cómo fotografiar sin dejar zonas ambiguas

Haz primero una imagen general de cada estancia y después detalles de los bienes y defectos. La fotografía general permite situar el elemento; el primer plano muestra el desperfecto. Una sola imagen cerrada de una grieta puede no demostrar en qué habitación se encontraba.

• Utiliza luz suficiente y conserva los archivos originales.
• Incluye superficies expuestas a daños: paredes, suelos, encimeras y puertas.
• Fotografía el interior de muebles y electrodomésticos cuando sea relevante.
• Documenta tanto el defecto como el conjunto al que pertenece.
• Nombra los archivos de forma coherente con las referencias del inventario.
• Comparte el conjunto que se incorpora al documento, evitando versiones diferentes.

La fecha de un archivo, por sí sola, no resuelve todas las dudas sobre cuándo se tomó. Relaciona las imágenes con el acta o inventario fechado y firmado, y conserva la comunicación mediante la que se facilitaron.

Evita fotografiar documentos personales, pantallas o pertenencias ajenas que no formen parte de la entrega. Si el anterior ocupante todavía está retirando sus cosas, resulta preferible completar el registro cuando el contenido entregado sea identificable.

Comprueba funcionamiento, no solo apariencia

Una lavadora limpia puede no funcionar. Deja constancia de qué se ha probado: encendido, apertura, mandos o ciclo de comprobación, según sea razonable. No certifiques una revisión técnica que no se ha realizado.

En instalaciones y aparatos, separa la observación de la causa. «El grifo gotea al cerrarlo» describe un hecho; «la junta está deteriorada por mal uso» es un diagnóstico que puede requerir conocimiento técnico.

También conviene registrar lecturas de contadores, número de llaves, mandos de acceso y manuales entregados. Las llaves deben identificarse por su función, sin difundir información de seguridad innecesaria.

Ejemplo hipotético de una ficha bien documentada

La ficha SAL-01 corresponde a un sofá de tres plazas, tapizado gris, adquirido cuatro años antes. La descripción señala desgaste leve en el brazo derecho y una mancha de dos centímetros en el asiento central. Incluye una fotografía general y dos detalles.

Al finalizar el alquiler aparece una rotura de quince centímetros en otro cojín. El inventario permite distinguir el defecto anterior del observado a la salida, pero todavía hay que analizar la causa y quién responde de ella.

Supongamos que se presenta un presupuesto de reparación de 180 euros y que el precio de compra acreditado fue 750 euros. Ninguna de esas cifras es automáticamente la cantidad que debe pagar el inquilino o indemnizar el seguro. Habrá que valorar responsabilidad, reparación adecuada, antigüedad y las condiciones de una eventual garantía.

Si además faltan dos de las seis sillas documentadas, puede acreditarse una diferencia de unidades: seis entregadas menos cuatro devueltas son dos ausentes. La prueba de cantidad es distinta de la valoración económica de esa pérdida.

Firma, discrepancias y defectos que aparecen después

El inventario debe quedar vinculado al contrato y a la vivienda, con fecha e identificación de las partes. Conviene que cada una conserve la misma versión y sus anexos, especialmente cuando las fotografías se entregan en archivos separados.

Si existe una discrepancia, descríbela. La firma no tiene por qué ocultar que una parte considera previa una marca y la otra no lo sabe. También puede registrarse un aparato pendiente de comprobar, indicando cuándo y cómo se completará esa revisión.

Un defecto oculto puede descubrirse después de la entrada. No inventes un plazo legal general de pocos días para denunciar cualquier incidencia. Comunícala con rapidez, aporta imágenes o información útil y conserva la respuesta; las consecuencias dependen de su naturaleza y de las normas aplicables.

Inventario, reparaciones y seguro son planos distintos

Para los arrendamientos a los que se aplica, el artículo 21 de la LAU diferencia las reparaciones necesarias de conservación y las pequeñas reparaciones derivadas del desgaste por uso ordinario, con las condiciones previstas legalmente. Una fotografía no sustituye ese análisis.

Del mismo modo, un seguro de impago puede incorporar o no otras garantías. El inventario no convierte una rotura accidental, una falta de mantenimiento o un acto intencionado en riesgos equivalentes.

La Ley de Contrato de Seguro contempla la acreditación de la preexistencia de los objetos en seguros de daños. Facturas e inventario pueden ayudar, pero deben contrastarse con las coberturas, límites y reglas de valoración de la póliza aplicable.

Actualiza solo lo que cambie durante el alquiler

Si se sustituye un frigorífico o se retira una cama, crea un anexo fechado que identifique el elemento anterior y el nuevo. Registra quién autoriza el cambio y qué sucede con el bien retirado.

No reescribas el inventario inicial borrando los defectos o contenidos originales. Conserva la secuencia de versiones para poder reconstruir qué se entregó y qué se modificó después.