Factura proforma y factura definitiva: cuándo se utiliza cada una

Una factura proforma informa sobre una operación prevista; la factura definitiva documenta la operación con los requisitos fiscales que correspondan. Aunque su aspecto sea parecido, una proforma no sustituye a la factura exigible ni permite tratar una propuesta como si ya fuera una venta facturada.

La distinción resulta especialmente útil cuando el cliente necesita aprobar una compra, tramitar un anticipo o preparar documentación antes de recibir un producto. El problema aparece si la proforma se utiliza para aplazar una obligación de facturación que ya ha nacido o se duplica después el ingreso al emitir el documento definitivo.

Qué es una factura proforma y para qué sirve

La proforma es un documento preparatorio que presenta los datos económicos y comerciales de una operación. Puede describir los productos o servicios, sus cantidades, el precio, los impuestos previstos, la moneda y las condiciones de entrega o pago.

Su utilidad depende del destinatario y del trámite. Un departamento de compras puede pedirla para autorizar un desembolso; un cliente puede necesitar conocer el desglose antes de aceptar. No hace falta llamarla «factura definitiva» para que el importe resulte comprensible.

Estos usos deben distinguirse de sus posibles efectos contractuales. Que una proforma no sea una factura fiscal no significa que carezca de todo valor como prueba. Su contenido, la aceptación y las demás comunicaciones pueden ayudar a acreditar qué se ofreció o acordó.

El Código Civil recoge los efectos del consentimiento contractual. Por eso conviene evitar dos extremos: presentar toda proforma como un contrato cerrado o afirmar que nunca compromete a nadie. Hay que atender a la operación y al acuerdo real.

En qué se diferencia del presupuesto y de la factura

Un presupuesto y una proforma pueden compartir muchos datos. El primero suele explicar la oferta y el alcance; la segunda presenta esa previsión con un formato próximo al de facturación. Elegir uno u otro responde a la necesidad comercial, no a una forma de evitar la factura posterior.

Aspecto	Proforma	Factura definitiva
Finalidad	Presentar una operación prevista o preparar un trámite.	Documentar la operación que corresponde facturar.
Identificación	Debe reconocerse claramente como proforma.	Lleva la numeración y las menciones exigibles.
Tratamiento fiscal	No sustituye el justificante fiscal requerido.	Debe cumplir la normativa de facturación aplicable.
Cambios	Conviene conservar versiones y su aceptación.	Las correcciones siguen el procedimiento que corresponda.
Pago	Puede acompañar una solicitud de anticipo.	Puede estar cobrada, pendiente o parcialmente pagada.

La palabra «definitiva» tampoco significa que el documento no pueda corregirse nunca. Si hay un error o una modificación de la operación, habrá que aplicar las reglas de rectificación. Lo que no debe hacerse es tratar una factura ya emitida como un borrador editable sin rastro.

Qué datos conviene incluir en una proforma

No presentes una proforma que el cliente pueda confundir con una factura emitida. Identifícala de manera visible y explica su finalidad. Como organización interna, resulta útil usar una referencia propia, distinta de la numeración de las facturas.

• Emisor y destinatario: datos que permitan reconocer a las partes.
• Referencia y fecha: para localizar el documento y sus versiones.
• Descripción: productos, servicios, cantidades y alcance previsto.
• Precio y moneda: importes unitarios, descuentos y total propuesto.
• Tratamiento tributario previsto: cuando se haya determinado para esa operación.
• Condiciones: validez de la oferta, entrega, anticipo y pago restante.
• Finalidad: aprobación de compra, preparación de un pago u otro uso concreto.

Si todavía desconoces un dato que afecta al impuesto, no lo resuelvas aplicando automáticamente el tipo habitual. Por ejemplo, la localización de un servicio internacional puede cambiar su tratamiento. Confirma la situación antes de convertir la propuesta en una factura.

Cuando se revise el importe, emite una nueva versión identificable y deja constancia de cuál sustituye. Esto ayuda a que el cliente no haga una transferencia siguiendo unas condiciones que ya han cambiado.

Cuándo hay que emitir la factura definitiva

La decisión no depende de que el cliente prefiera seguir recibiendo proformas. Debes atender a los hechos de la operación y a la normativa. El Reglamento de facturación establece los plazos de expedición, con reglas diferentes según el destinatario y el supuesto.

Un cobro previo merece especial atención. El artículo 75 de la Ley del IVA contempla el devengo por pagos anticipados en los términos que regula. Llamar «proforma» al documento utilizado para pedir dinero no hace desaparecer las consecuencias del anticipo cuando se cobra.

En la práctica, antes de pasar a factura, comprueba:

Qué operación se ha realizado o qué cantidad se ha recibido a cuenta.

Qué obligación y plazo de facturación corresponden.

Si los datos, los importes y el tratamiento tributario siguen siendo correctos.

Qué referencia enlazará la factura con la proforma o el encargo.

Cómo quedará registrado el importe pendiente para evitar duplicidades.

Ejemplo de proforma para solicitar un anticipo

Supongamos una operación hipotética de suministro por 2.000 euros de base imponible, sujeta en este ejemplo al 21 % de IVA y sin retenciones. El cliente debe abonar un 30 % antes de la entrega. El total previsto es 2.420 euros.

La proforma puede informar de ese total y señalar el anticipo solicitado: 600 euros de base y 126 euros de IVA, es decir, 726 euros. Ese documento prepara el pago; no debe contabilizarse como una factura emitida simplemente por haberlo enviado.

Cuando el anticipo se cobra, se documenta fiscalmente conforme a las reglas aplicables. Al realizar el suministro se registra la operación y se liquida el importe pendiente, identificando la parte ya facturada: 1.400 euros de base y 294 euros de IVA, en total 1.694 euros.

La suma de 726 y 1.694 euros es 2.420 euros. La proforma no añade otra venta de 2.420 euros ni el anticipo puede sumarse otra vez al total final. Las cifras son ilustrativas: el porcentaje de anticipo y el impuesto dependen del acuerdo y de la operación real.

Proformas y sistemas informáticos de facturación

La AEAT diferencia la prefacturación de la emisión definitiva al explicar las reglas de los sistemas informáticos de facturación. En ese marco, las proformas y los borradores no llevan el código QR tributario propio de una factura emitida.

La Agencia también exige que los documentos preparatorios queden controlados y vinculados al sistema de emisión. Si tu negocio utiliza un sistema sujeto a esos requisitos, comprueba cómo conserva las proformas, cómo las relaciona con las facturas y qué ocurre cuando una propuesta no se materializa.

No añadas un QR tributario de apariencia oficial a una propuesta para que parezca una factura. Tampoco confundas un QR comercial de contacto o pago con el regulado para facturación: cumplen funciones distintas.

Qué cambia cuando la proforma se pide para una operación internacional

En comercio exterior, el documento puede servir para describir mercancías y su valor en determinados trámites. La aceptación concreta depende del procedimiento y de la autoridad competente; no hay que asumir que una proforma sirve para cualquier despacho aduanero.

Por ejemplo, el manual de la AEAT para determinados envíos de escaso valor contempla la proforma o la declaración de valor en supuestos sin compraventa. Es un uso delimitado, no una autorización general para sustituir facturas comerciales en todas las importaciones.

Si un cliente o un operador solicita una proforma, pide que concrete qué datos necesita y para qué trámite. Revisa descripción, moneda, condiciones de entrega y valoración. El hecho de que no exista una venta no implica que cualquier valor declarado sea válido.

Errores que conviene corregir antes de enviar el documento

• Usar la proforma después de facturar: puede confundir al cliente y duplicar referencias de pago.
• Sumarla al registro de ventas facturadas: una previsión comercial no es automáticamente una factura emitida.
• Olvidar documentar el anticipo: el cobro debe analizarse aunque el documento inicial fuera preparatorio.
• Reutilizar la misma referencia para versiones incompatibles: dificulta probar qué importe se aprobó.
• Descontar dos veces una cantidad a cuenta: revisa el total contratado, lo facturado y lo cobrado por separado.
• Prometer que sirve para cualquier deducción o trámite: el destinatario necesita el justificante que exija su procedimiento.

Una comprobación final consiste en pedir a otra persona que identifique qué es el documento y qué debe hacer con él. Si no puede distinguir si está aprobando una oferta, pagando un anticipo o recibiendo una factura, la comunicación necesita mayor claridad.