La factura electrónica obligatoria llegará en octubre de 2027 a las grandes empresas

La obligación de facturar en formato electrónico entre empresas ya tiene fecha de salida. El Ministerio de Hacienda publicó este lunes en el BOE la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que concreta cómo funcionará la solución pública de facturación electrónica, la plataforma gratuita que desarrollará y gestionará la Agencia Tributaria. Era la pieza que faltaba del sistema previsto en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, y desarrollado en marzo por el Real Decreto 238/2026. La orden entra en vigor este martes, 6 de octubre, y desde ese día corren los plazos para que empresarios y profesionales emitan y reciban en electrónico las facturas de sus operaciones con otras empresas y profesionales.

Quien supere 8 millones de volumen de operaciones deberá cumplir desde el 6 de octubre de 2027

El calendario se fija por el volumen de operaciones del año natural anterior, medido con los criterios de la ley del IVA. Las empresas y profesionales que pasen de 8 millones de euros tendrán doce meses de adaptación, de modo que la obligación les alcanzará el 6 de octubre de 2027. Para el resto, pymes y autónomos incluidos, el plazo es de veinticuatro meses y vence el 6 de octubre de 2028. Las plataformas privadas de intercambio de facturas también tendrán un año para empezar a cumplir sus propios deberes: mandar copias a la Administración, conectarse entre sí y reunir los requisitos exigidos para operar.

La obligación alcanza a las operaciones en las que el cliente es otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. No se aplica a las ventas a particulares ni, salvo las cualificadas, a las facturas simplificadas.

La Agencia Tributaria recibirá una copia de cada factura emitida desde plataformas privadas

La herramienta pública está concebida sobre todo para pymes y profesionales. Tendrá dos usos: emitir facturas una a una con un formulario que la Agencia Tributaria habilitará en su web y servir de puente para intercambiarlas entre plataformas. A la vez actuará como archivo central y obligatorio de todas las facturas electrónicas del sistema. Quien facture con un programa o una plataforma privada tendrá que enviarle, en el mismo momento en que la expida, una copia fiel de cada documento en sintaxis UBL. Quien use directamente la herramienta pública queda exento de ese envío, porque sus facturas están desde el primer momento a disposición de la Administración.

Los documentos que pasen por la plataforma pública deberán seguir el modelo semántico europeo EN 16931 y no podrán llevar ficheros incrustados. Cada uno se identificará con un código único que combina el NIF del emisor, la serie, el número y la fecha de expedición, y el sistema rechazará las copias repetidas. Para el intercambio entre empresas, el reglamento admite los formatos UBL, CII, Facturae y EDIFACT; un PDF, que no es un formato estructurado, no bastará para cumplir.

Habrá, eso sí, un periodo de transición. Durante su primer año de obligación, las empresas de más de 8 millones tendrán que acompañar cada factura electrónica de una versión en PDF que asegure su lectura, salvo que el cliente acepte de forma expresa recibirla solo en el formato original. Ese PDF se entregará por cualquier vía y no se remitirá a la plataforma pública.

El cliente tendrá cuatro días para comunicar el pago, el vencimiento o el rechazo

La orden detalla también cómo se informará del estado de cada factura: el destinatario deberá comunicar a la solución pública si la rechaza, en qué fecha la ha pagado por completo y cuándo vence el plazo de pago, y podrá añadir la fecha en que recibió la mercancía, el servicio o la propia factura. El real decreto da para esas comunicaciones un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si no hay rechazo ni rectificativa posterior, la factura se dará por aceptada. El emisor podrá informar de forma voluntaria del cobro o del impago y señalar diferencias con las fechas comunicadas por su cliente.

Hay una salvedad: si la factura, o su copia, ya recoge una fecha de pago igual o anterior a la de expedición y coincidente con la de la operación, el deber de informar se da por cumplido. Los autónomos personas físicas con un volumen de operaciones de hasta 8 millones contarán con más margen, porque para ellos la comunicación del estado de las facturas será voluntaria hasta doce meses después de que la obligación de facturar en electrónico empiece a aplicárseles.

Los datos de pago servirán para elaborar la lista de empresas que pagan tarde

El sistema persigue un objetivo declarado en la ley: combatir la morosidad entre empresas con información fiable sobre los plazos reales de pago. El real decreto obliga a la Agencia Tributaria a dar acceso a esos datos a los ministerios de Economía y de Industria para seguir la evolución de los plazos, y a remitir cada año al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada los datos con los que se confecciona el listado de empresas que incumplen los plazos legales de pago. La información almacenada tendrá carácter reservado, con las mismas garantías que el resto de datos tributarios.

Para entrar en la plataforma hará falta certificado electrónico, aunque los formularios admitirán también Cl@ve, y podrá hacerlo un apoderado inscrito en el registro de la Agencia Tributaria. Si la herramienta cae más de veinticuatro horas por un fallo propio, los envíos podrán hacerse en los cuatro días hábiles posteriores a su reparación. La orden exige además que esté lista con un margen mínimo de dos meses sobre la fecha en que la obligación empiece a exigirse.